転職をしよう！と思っても、職務経歴書の作成で手が止まっていませんか？
初めての転職の場合は特に、何をどのように書いたら良いのか迷ってしまいますよね。
私も初めての転職で最初は戸惑いましたが、この記事に書いてあることを意識して職務経歴書を作成した結果、
転職エージェントの方に「もうすでに添削入ってますか？」というお褒めの言葉をいただくことができ、さらに現在働いている会社からは、「書類選考の時点であなたを採用しようと思っていた」と言っていただくことができました。
職務経歴書の完成度を上げることで、転職成功の確率も高くなります。
この記事では、実際に私が転職活動時に作成した職務経歴書を公開しながら職務経歴書作成のコツをお伝えしますので、ぜひ最後まで読んでいってください！
書類通過率はどのくらい？
転職活動の第一関門である「書類選考」の通過率ですが、一般的に30％ほどといわれています。
(書類選考を突破するのが意外と難しいのです…)
また、公務員から民間への転職では書類通過率はもう少し低くなる傾向にあります。
この原因として
- 未経験転職であること
- 公務員は転職の市場価値が低いこと
があげられます。
やはり経験者の方が書類選考を通過する可能性は高いのですが、私を含め公務員から民間企業に転職している人はたくさんいますので心配いりません。きちんとコツをつかみ、素敵な職務経歴書を作成しましょう！
書類選考の目的ってなに？
ここから先は、採用企業側の書類選考の目的をお伝えしていきます。
書類選考の目的は大きく分けて以下の2点があげられますので、それぞれ詳しく見ていきましょう。
企業と応募者のマッチ度を確認するため
企業やポジションによって求める経験やスキルは異なります。
書類選考では、企業が求めている基準(企業により異なりますが、特定の業務の経験があるか、マネジメント経験があるか、求める人物像と一致しているか等)を満たしているかを確認しています。
経験者を求めている企業に初心者が応募したり、管理職候補を募集している企業に20代の若手が応募しても採用される可能性は低くなりますので、応募の際には基準を確認するようにしましょう。
基本的なビジネススキル(文章作成力等)を確認するため
職務経歴書を書くことで、基本的なビジネススキルが身についているかどうかも確認しています。
実際に私が現在働いている会社では、「職務経歴書の書き方で今までその人がきちんと仕事をしてきたかどうか見える」というくらい、職務経歴書の書き方はその人のスキルや仕事に対する姿勢が表れます。
相手に分かりやすい文章を書くこと、自分の伝えたいことを相手に正しく相手に伝えることはどの業種であっても大切な能力になりますので、職務経歴書の作成はぜひ丁寧に行ってください。
職務経歴書の書き方のコツ4選
それではここから先は、職務経歴書を書く際のコツを4点お伝えします。
志望の業界・職種問わず共通して押さえておきたい部分になりますので、ひとつずつ見ていきましょう。
企業研究を丁寧に行う
先ほども述べたとおり、企業やポジションにより求めている人は違います。
ゼネラリストを求めている企業に特定の分野の専門性をアピールしてもあまり意味がありませんし、逆も同様です。
そのため、応募する企業がどのような経験・スキルを持った人を求めているのか、どのような人物を求めているのかをしっかり調べるようにしましょう。
企業が求めているスキルや経験を持っていることをアピールし、積極的に働く意欲を示すことができれば、書類選考通過の可能性は高くなります。
自分の実績を具体的に記入する
職務経歴書では、初めて会う人(選考者)に「実際に会って話がしてみたい」、「一緒に働いてみたい」と思ってもらう文章を書く必要があります。
そのためには、自分のことを知らない人にも伝わるように自分の経験やスキル、実績を具体的に書くことがポイントです。
たとえ未経験の業種に転職だとしても、現在の業務と通じるものもあるかもしれませんし、目の前の業務に対する取り組み方・姿勢をアピールすることができます。
業務年数や業務の回数・頻度など数字で表せるものは具体的な数字を入れるようにしましょう。
また、業務改善等の実績がある場合は、「どのような点に問題があり、どのようなアクションをとり、その結果どのような効果があったか」を簡潔にまとめるようにしましょう。
分かりやすい文章で書く
先ほども述べたとおり、職務経歴書はその人自身のビジネススキルをアウトプットする場でもあります。
自分の経験・スキルを分かりやすく、簡潔に書くようにしましょう。
とはいっても、どうしたらわかりやすく簡潔に書けるの？と思う方もいますよね。このあとは私の職務経歴書を公開しながら解説していきますので是非イメージを掴んでください。
多くの企業に応募する
最後は、多くの企業に応募することです。
企業により求めている経験・スキル・人物像は異なりますし、企業や選考者との相性もあります。
同じ文章を読んだとしても、どう受け取るのかは相手次第なところもあるのです。
そのため一つの企業へ固執するのではなく、視野を広げて多くの企業へ応募するようにしましょう。現時点ではあまり興味がない求人であっても、選考を重ねていくうちに興味が出てくる可能性もあります。選考が進むにつれて自然と絞られてきますので、最初は間口を広くしておくのもポイントです。
実際の職務経歴書を大公開！
ここから先は、私の実際の職務経歴書を公開しながら各項目の書き方をお伝えします。
実際に私が転職活動の際に使用した職務経歴書を公開しながらポイントを解説していきますので、ぜひ参考にしてください！
職務内容
自分が現職で行った業務内容を記載します。
記入時は以下の点に気を付けるようにしましょう。
- 回数や頻度が分かるものについては具体的な数字を記入すること
- 転職先の職種に希望がある場合は、繋がりのある業務を積極的に記載すること
私の場合は今までゼネラリストとして様々な業務を幅広く行ってきたため、初めての業務に対する抵抗感がないこと、臨機応変に様々な業務に取り組めることをアピールしたく、以下のように記入していました。
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【20XX年X月～20XX年X月 ○○課】
●業務内容
・電話、メール、窓口対応(○○、○○、市民、法人等 XX件程度/日)
・○○システム導入(○○との打ち合わせ、様式の作成及び確認等)
・○○の管理(○○の調査、○○手続き等)
・○○事務(各種○○対応、○○報告等)
・○○事務(○○に対し○○の交付)
・講演会の開催(○○に関するもの 1回/年)
・文書作成(○○あて通知等)
・スケジュール管理、庁内外との調整
【20XX年X月～20XX年X月 ○○課】
●業務内容
・電話、メール、窓口対応(○○、○○、市民、法人等 XX件程度/日)
・○○団体の相談対応(○○の建設、感染症対策等 30件/年)
・○○団体の支援(補助金の交付、会議の開催、イベントの企画及び実施)
・啓発品作成(○○、○○等)
・新規事業PR活動(○○事業)
・講演会の開催(○○に関するもの 1回/年)
・会議資料作成
・スケジュール管理、庁内外との調整
実績
続いて、現職での「実績」の記載についてです。
実績は、「問題点の発見→それに対するアクション→その結果起こったメリット」の流れで記載するようにしましょう。
公務員の場合、業務の特性上「利潤を追求する」という経験をしていません。そのため、「売上をいくら上げた」、「業績目標を達成した」という書き方はできないので、売上以外の部分で業務改善、問題を解決した経験を記入しました。
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●実績
【○○課】
・○○システムの導入により、○○1人当たりの残業時間を月10時間程度削減することができました。
・外国籍住民の増加に伴い、翻訳機を購入し○○に配布しました。このことで、通訳派遣の謝礼金削減及び様々な言語を話す住民の受け入れがスムーズに行えるようになりました。
・講師を招き毎年開催している講演会で、講義だけでなくグループワークを取り入れました。この結果、例年より参加者の満足度を向上させることができました。
【○○課】
・老若男女の交流ができる地域イベントの開催を考えている外部団体に対し、○○(イベント名称)の開催を提案しました。○○(イベント名称)では地域でとれた野菜の販売のほか、子どもが楽しめる縁日やひとり暮らしの高齢者の相談受付を行うことで性別や年齢問わず定期的に交流できる場を設けました。準備から企画、開催まで寄り添って支援を行ったことで、市内で最も動員数の多いイベントにすることができました。
自己PR
最後に自己PRの書き方です。
ただ単に自分のPRをすれば良いというわけではなく、「この人と一緒に働きたい」、「この人の能力は自分の会社・業務にマッチしている」と思ってもらえることが大切です。
そのため、「ほかの人が読んでも好意的に見てもらえる内容」、「転職後も必要とされるスキル」を記入しましょう。実績と関連のある内容にすると一貫性が出て文章の説得力もでます。
私の場合は、「周りの人と良い関係築いてを協力しながら仕事を進めていきたい」、「現状に満足せずより良いものを求めて業務改善を行っていきたい」という思いがあったので、以下のように記入しました。
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1.信頼関係の構築
私が仕事を行う上で最も大切にしていることは「信用してもらえる人間」でいることです。常に目の前の相手と向き合い、市民に対してはもちろんのこと、周りの職員に対してもホスピタリティと誠実さをもって接するようにしています。前課から異動の際には、課長をはじめ多くの方に「業務面でも人柄でも信頼していたから部署異動が惜しい」という言葉をいただくことができました。
2.長期的な視点を持った提案力
常に多角的かつ長期的に物事を考えるようにしています。例えば、新型コロナウイルスの流行が本格化する前に、○○で感染者が出た場合を想定したフローチャートを作成し、事前に配布・周知を行いました。このことで、流行が本格化した後も落ち着いて対応を行うことができました。
まとめ
今回は転職の第一関門である職務経歴書作成のコツをお伝えしてきました！
相手の目線に立つこと、企業が求めていることをきちんと理解して、素敵な職務経歴書を作成していきましょう。
また、転職活動は縁もあるため数をこなすことも大切です。書類選考を通すのも簡単ではありませんが、あきらめずに挑戦するようにしましょう。
それでは、皆さんの転職活動を応援しています！
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